Lösungen · Qualitätsmanagement
Als Qualitätsmanagementbeauftragte oder -beauftragter halten Sie ein System am Laufen, an dem viele mitarbeiten und für das wenige Zeit haben. Sightadel führt Dokumente, Audits, Bewertungen und Korrekturmaßnahmen nach ISO 9001 an einer Stelle, mit Fristen, Verantwortlichen und einem Stand, den Sie der Leitung und dem Auditor jederzeit zeigen können.
Ausgangslage
Die Arbeit im Qualitätsmanagement besteht zu einem guten Teil aus Nachfassen. Die Verfahrensanweisung muss freigegeben werden, der Prozesseigner hat die Kennzahl noch nicht geliefert, die Korrekturmaßnahme aus dem letzten Audit ist seit drei Monaten offen. Das meiste davon wird in Tabellen, Ordnern und E-Mails verfolgt. Vor dem Überwachungsaudit wird dann zusammengetragen, was im Jahr liegen geblieben ist.
ISO 9001 verlangt dabei weniger Papier, als viele Handbücher enthalten. Ein Handbuch ist nicht vorgeschrieben. Gefragt ist dokumentierte Information zu bestimmten Punkten und der Beleg, dass das System Entscheidungen auslöst: Ziele werden verfolgt, Audits finden statt, Fehler führen zu Korrekturen, die Leitung bewertet und beschließt. Genau an diesen Stellen hängen Audits fest, nicht an der Zahl der Dokumente.
Dazu kommt Bewegung in der Norm. Im September 2026 ist eine neue Fassung der ISO 9001 erschienen. Zertifikate nach der Fassung von 2015 bleiben für eine Übergangszeit gültig, die Umstellung steht aber für jedes zertifizierte Unternehmen an. Den verbindlichen Termin dafür nennt Ihre Zertifizierungsstelle. Wer sein System ohnehin geordnet führt, kann die Änderungen gezielt einarbeiten, statt das Handbuch neu zu schreiben.
Warum jetzt
Der Termin steht, und offene Punkte aus dem letzten Audit sind noch nicht nachgewiesen. Mit einem gepflegten Stand zeigen Sie dem Auditor, was erledigt ist, und erklären den Rest, statt in der Woche davor alles zusammenzusuchen.
Nach dem Erscheinen der neuen ISO 9001 im September 2026 muss jedes zertifizierte System innerhalb der Übergangszeit umgestellt werden. Dafür brauchen Sie einen Abgleich, was sich geändert hat, und einen Plan, wer was bis wann anpasst.
Die Leitung will ISO/IEC 27001, ein Kunde fragt nach Informationssicherheit, oder in der Lebensmittelsparte steht HACCP an. Dann soll nicht ein zweites Ablagesystem entstehen, sondern das bestehende mitgenutzt werden.
Mit jedem Standort und jeder neuen Abteilung steigt die Zahl der Dokumente, Prozesseigner und Auditbereiche. Was mit Tabellen noch ging, wird unübersichtlich.
Sie übernehmen ein System von einer Vorgängerin oder geben es ab. Dann zeigt sich, wie viel nur in Köpfen und persönlichen Ordnern lag. Eine zentrale Ablage mit Verlauf macht die Übergabe planbar.
Relevante Frameworks
In eigenen Worten zusammengefasst, keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Originaltext in der geltenden Fassung.
Gesetzlich nicht vorgeschrieben, in vielen Branchen aber Voraussetzung für Rahmenverträge und Ausschreibungen. Die Abschnitte 4 bis 10 regeln Kontext, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Bewertung und Verbesserung. In Sightadel sind sie in 55 Prüfpunkten abgebildet. Das Zertifikat vergibt eine akkreditierte Stelle für drei Jahre, mit jährlichen Überwachungsaudits.
Zum Framework →Wird oft als zweites Managementsystem eingeführt, weil Kunden nach Informationssicherheit fragen. Die Grundstruktur der Abschnitte 4 bis 10 ist dieselbe. Dokumentenlenkung, internes Audit, Managementbewertung und Korrekturmaßnahmen führen Sie gemeinsam. Viele Zertifizierungsstellen bieten ein kombiniertes Audit an.
Zum Framework →In Unternehmen mit Lebensmittelbezug ist ein HACCP-Konzept Pflicht. Lieferantenbewertung, Schulungsnachweise, Lenkung von Aufzeichnungen und Korrekturmaßnahmen tragen in beide Systeme und werden nur einmal gepflegt.
Zum Framework →Wer KI in Produkte oder Abläufe einbaut, kann ein KI-Managementsystem auf dem Qualitätsmanagement aufsetzen. Führung, Risikoprozess und Auditprogramm werden mitgenutzt, neu sind vor allem Folgenabschätzung und Lebenszyklus der KI-Systeme.
Zum Framework →Empfohlene Reihenfolge
Vorhandene Verfahrensanweisungen, Formblätter, Prozessbeschreibungen und Auditberichte laden Sie hoch, auch aus Excel und Word. Danach ordnen Sie sie den Prüfpunkten zu. So sehen Sie, was belegt ist und wo Lücken sind.
Jedes gelenkte Dokument erhält einen Eigner, eine Version, eine Freigabe und ein Datum für die nächste Prüfung. Veraltete Fassungen bleiben nachvollziehbar, sind aber als ersetzt gekennzeichnet.
Alle Prozesse werden über einen festen Zeitraum auditiert, wichtige und auffällige häufiger. Termine, Auditoren und Checklisten stehen im Plan. Befunde werden direkt zu Maßnahmen.
Abweichungen aus Audits, Reklamationen und Lieferantenproblemen laufen in einen gemeinsamen Ablauf: Ursache klären, Maßnahme festlegen, umsetzen, Wirksamkeit prüfen. Erst danach wird geschlossen.
Ziele, Kennzahlen, Auditergebnisse, Kundenzufriedenheit, Lieferantenleistung und offene Maßnahmen liegen bereits vor. Die Leitung bewertet, beschließt, und die Beschlüsse werden zu Aufgaben.
Bei einer neuen Normfassung gleichen Sie die geänderten Anforderungen mit Ihrem Stand ab, planen die Anpassungen und belegen sie. Danach folgt das Umstellungsaudit, meist zusammen mit einem Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit.
Zusammenarbeit mit der Zertifizierungsstelle
Sightadel zertifiziert nicht. Nach ISO/IEC 17021 darf eine Zertifizierungsstelle nicht zugleich beraten. Diese Trennung macht die Zusammenarbeit klar.
Sie wählen eine akkreditierte Zertifizierungsstelle aus unserem unabhängigen Partnernetz oder behalten Ihre bisherige. Für Audits fließt keine Provision, weder an uns noch an die Partner.
Der Auditor erhält eine eigene Rolle ohne Löschrecht. Er sieht Dokumente, Nachweise und Maßnahmen im aktuellen Stand und kann sich bereits vor dem Termin vorbereiten.
Abweichungen und Empfehlungen aus dem Audit werden als Maßnahmen mit Frist angelegt. Beim nächsten Audit ist nachvollziehbar, was daraus geworden ist.
Zertifizierungsstellen vergeben Termine oft Wochen im Voraus, vor Umstellungsfristen noch früher. Planen Sie Überwachungs- und Umstellungsaudit rechtzeitig ein.
So hilft Sightadel
Die Abschnitte 4 bis 10 in 55 Prüfpunkten, jeweils mit Erklärung, was gemeint ist, und welcher Nachweis passt. Für das interne Audit nutzen Sie dieselbe Struktur als Checkliste.
Mehr erfahren →Gelenkte Dokumente mit Version, Freigabe und Ablaufdatum, Aufzeichnungen und Auditberichte an der Anforderung, die sie belegen. Ein Nachweis kann gleichzeitig ISO 9001 und ISO/IEC 27001 dienen.
Mehr erfahren →Korrekturmaßnahmen, Auditbefunde und Beschlüsse der Managementbewertung als Aufgaben mit Frist, Verantwortlichem und Wirksamkeitsprüfung. Prozesseigner werden als Contributor eingeladen und erledigen ihren Teil selbst.
Mehr erfahren →Lieferanten mit Bewertung, Zertifikaten und Wiedervorlage. Sightadel erinnert, wenn eine Neubewertung fällig ist oder ein Zertifikat abläuft.
Mehr erfahren →Kundenanforderungen, Konzernvorgaben oder interne Standards legen Sie als eigenes Regelwerk an und verknüpfen sie mit denselben Nachweisen wie ISO 9001.
Mehr erfahren →Entwürfe für Qualitätspolitik, Verfahren und Prozessbeschreibungen aus langjähriger Beratungs- und Zertifizierungspraxis. Sie passen sie an Ihre Abläufe an. Freigaben bleiben Ihre Entscheidung.
Mehr erfahren →Aufwand und Dauer
Die Spannen sind Erfahrungswerte, keine Zusage. Den größten Einfluss haben die Unterstützung der Leitung und die Zeit, die Prozesseigner für Nachweise und Maßnahmen aufbringen.
Was Sie lizenzieren · typisch Professional
Ein Qualitätsmanagement mit mehreren Prozesseignern arbeitet typischerweise mit ISO 9001 in der Edition Professional. Sie umfasst zehn Nutzer, 25 Lieferanten und drei eigene Regelwerke. Kommt etwa HACCP oder NIS2 hinzu, kostet das dauerhaft weniger, weil ISO 9001 bereits lizenziert ist. ISO/IEC 27001 ist davon ausgenommen.
Lizenz je Framework, Mindestlaufzeit ein Jahr, monatlich oder jährlich zahlbar. Alle Preise, Rabatte und einen Rechner finden Sie auf der Preisseite. Kosten einer Zertifizierungs- oder Prüfstelle kommen getrennt hinzu.
Fragen und Antworten
Mehr im FAQ oder direkt über unser Kontaktformular.
Im September 2026 ist eine neue Fassung erschienen. Die Grundstruktur der Abschnitte 4 bis 10 bleibt. Welche Anforderungen sich im Einzelnen geändert haben, entnehmen Sie der Norm selbst. In Sightadel steht die neue Fassung im laufenden Abonnement ohne Aufpreis bereit, sobald sie eingearbeitet ist, und Ihre Nachweise bleiben erhalten.
Für eine Übergangszeit, die von den Akkreditierungsregeln vorgegeben wird. Erste Zertifizierungsstellen nennen drei Jahre ab Veröffentlichung. Den verbindlichen Termin und das Vorgehen beim Umstellungsaudit erfahren Sie von Ihrer Zertifizierungsstelle.
Für die Dokumente des Managementsystems in der Regel ja: Version, Freigabe, Eigner, Prüfdatum und Verlauf sind dort geführt. Konstruktionszeichnungen, Prüfdaten aus der Fertigung oder Verträge gehören weiter in die Systeme, in denen sie entstehen. Sie verknüpfen sie bei Bedarf als Nachweis.
Ja. Es gibt sechs Rollen: Admin, Consultant intern, Contributor, Viewer, Consultant extern und Auditor, der kommentiert, nach Freigabe bearbeitet und nie löscht. Prozesseigner arbeiten als Contributor, beantworten ihre Prüfpunkte, legen Nachweise ab und erledigen Maßnahmen. Sie sehen den Stand und fassen nur noch nach, wo es nötig ist.
Nein. Nach ISO/IEC 17021 darf eine Zertifizierungsstelle nicht beraten und zertifizieren zugleich. Sie wählen eine akkreditierte Stelle aus unserem unabhängigen Partnernetz oder eine eigene. Für Audits fließt keine Provision, weder an uns noch an die Partner.
Ja. Beide Normen teilen die Grundstruktur. In Sightadel hängen Sie einen Nachweis an die Anforderungen beider Normen und pflegen ihn nur einmal. Internes Audit und Managementbewertung können Sie gemeinsam planen, viele Zertifizierungsstellen bieten ein kombiniertes Audit an.
Nein. ISO-Normen sind urheberrechtlich geschützt. Sightadel enthält Struktur, Prüfpunkte, Leitfragen, Vorlagen und eigene Erläuterungen, nicht den Wortlaut. Ein Exemplar der Norm brauchen Sie im Haus.
Für Auslegungsfragen, die Vorbereitung auf ein schwieriges Audit oder die Umstellung auf die neue Fassung können Sie Beratung als Paket direkt in der App dazubuchen. Eigene externe Berater laden Sie mit der Rolle Consultant extern in Ihr Konto ein.
14 Tage, voller Zugriff, keine Zahlungsdaten. Was Sie anlegen, bleibt im bezahlten Plan erhalten.
